Review 2 công cụ ghi chú và sắp xếp công việc
Todoist ❌ Google Keep và lý do mình bỏ ra gần 1 tr/năm để quản lý công việc
Sẽ có lúc bạn cảm thấy quá tải, rất nhiều việc nhưng không biết bắt đầu từ đâu, thành ra chẳng làm việc gì cả, rồi quên hết những việc quan trọng. Đó là lúc bạn thật sự cần một người trợ lý, hay trong trường hợp của mình là 2 trợ lý Google Keep và Todoist.
Sơ qua về tính chất công việc mình để anh em hiểu lý do mình dùng app này cũng như tự so sánh để lựa chọn chính xác:
- Việc hàng ngày: Chấm bài, theo dõi kết quả học viên, giảng dạy, lên giáo án, shopping
- Việc R&D: nghĩ định hướng phát triển Uplus về Marketing, Service, HR, Finance, viết content, lên ý tưởng,...
- Quản lý thành viên trong team: giao việc, theo dõi, điều chỉnh, khen / phê bình
- Phát triển bản thân: Tâp thể dục, đọc sách, học online,...
Đặc biệt, rất nhiều công việc kéo dài cả tuần, tháng, có khi cả năm :))
Với những đầu việc như thế, yêu cầu của mình với app là cần:
Nhanh ⚡ > để mở ra bất cứ lúc nào nhanh chóng, ý tưởng đến mà để mất thì toang
Đa nền tảng > làm việc với nhiều người, nhiều lúc nên Android, iOS, MacOS, Windows đều phải có để dễ truy cập
Có theo dõi số công việc hoàn thành > có động lực (để khoe haha)
Có tương tác với user khác > quản lý cv, lưu trữ tài liệu, lịch sử trao đổi comment, lưu tài liệu
Giá hợp lý 💸 > Free thì thường thiếu tính năng, đắt quá thì không gánh nổi
Đẹp > Có đẹp mới có hứng làm việc
Có reminder > Tránh quên việc, và tránh cho cả thành viên trong team quên việc
Chức năng tìm kiếm > mấy năm qua mình hoàn thành dc 2290 tasks trên Todoist, nếu ko có tính năng search thì chết mất
Vậy tại sao lại vẫn phải kết hợp cả 2:
- Với nhu cầu cá nhân,thì Google Keep (Free) đáp ứng toàn bộ tiêu chí trên. Đặc biệt ae nào hay phải viết content dài cũng nên dùng Google Keep, mình thấy type trên Google Keep tốc độ chữ hiện ra nhanh hơn nhiều so với Google Docs, ai đã là anh hùng bàn phím như mình thì sẽ thấy nó càng sướng, nhất là khi dùng trên điện thoại.
- Tuy nhiên điểm yếu của Google Keep là không có tính năng comment, giao việc cho người khác > rất khó để làm việc nhóm, cũng như không có theo dõi được số lượng công việc hoàn thành.
- Đó là lý do mình dùng Todoist, app rất mạnh về mảng giao việc và tracking số công việc hàng ngày (bạn có thể tự đặt ra mục tiêu như 5 tasks/ngày chẳng hạn) Rồi đến cuối năm, họ cũng gửi cho bạn một bản báo cáo để thống kê că năm qua như thế nào, xem rất thích. (xem thêm ở comment). Nó cũng là động lực để thành viên trong team cố gắng hơn, mà với cái giá khoảng 700k / năm hay 60k/tháng thì hoàn toàn xứng đáng, và rẻ hơn rất nhiều so với các phần mềm EMP khác. Nhưng ngược lại thì Todoist lại thua Google Keep ở giao diện hiển thị.
Tóm lại việc sử dụng các app sẽ giúp chúng ta hệ thống được công việc tốt hơn, làm việc bất cứ nơi đâu, quan trọng nhất là có động lực và tránh quên, những thứ mà một quyển sổ, dù có đẹp mấy, hay thích thú mấy với trải nghiệm viết lên vào cũng khó làm hoàn hảo được.
Đương nhiên quy mô doanh nghiệp lớn hơn thì sẽ cần thêm nhiều tính năng khác, nhưng với một team mini như mình thì tạm thế là đủ 😀
Các bạn đang dùng app nào hoặc combo nào chia sẻ thêm để cùng tăng năng suất nhé.
Xem thêm: